1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных ООО «ОциумСофт» (далее – Политика) разработана во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) и иных актов законодательства Республики Беларусь.
1.2. Политика определяет деятельность ООО «ОциумСофт» (далее – Оператор) в отношении обработки персональных данных в роли оператора.
1.3. Целями Политики является обеспечение надлежащей защиты персональных данных, прав и свобод физических лиц при обработке их персональных данных, а также унификация порядка обработки персональных данных с требованиями законодательства Республики Беларусь.
1.4. Политика разъясняет субъектам персональных данных для каких целей и каким образом их персональные данные обрабатываются, а также определяет связанные с этим права субъектов персональных данных и механизм их реализации.
1.5. Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности, обработка файлов cookie на сайтах Оператора, а также осуществление видеонаблюдения регулируются самостоятельными политиками.
1.6. Контакты ООО «ОциумСофт»: 220034, г. Минск, ул.Чапаева 3, каб.239. Адрес электронной почты info@otium.by; адрес сайта www.otium.by; тел.: +375(44) 5694712.
1.7. Для обеспечения возможности свободного ознакомления политика публикуется в открытом доступе на интернет-сайте Оператора www.otium.by, а также в мобильном приложении «Otium E-commerce» (далее – приложение).
1.8. Термины используемые в тексте Политики употребляются в значениях, определенных в Законе и иных нормативных правовых актах Республики Беларусь.
2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь согласие субъекта персональных данных не требуется.
2.2. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (за исключением Специальные персональные данные — персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные) не требуется:
2.2.1. при получении персональных данных Оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;
2.2.2. при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном Оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа;
2.2.3. в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
2.2.4. в случаях, когда обработка персональных данных Оператором является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
2.3. Обработка персональных данных в зависимости от цели обработки включает в себя любые действия или совокупность действий, которые совершаются с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, блокирование, распространение, предоставление (в том числе трансграничная передача), удаление и анонимизацию персональных данных.
2.4. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без их использования, в том числе смешанным способом обработки данных. При этом Оператор ограничивает обработку персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных целей обработки, а хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки.
2.5. Оператор осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для достижения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.
2.6. При определении сроков хранения персональных данных Оператор руководствуется сроками, определенными следующими нормативными правовыми актами:
1) Положением о порядке предварительной идентификации пользователей интернет-ресурса, сетевого издания, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.11.2018 N 850;
2) Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов» (далее — Перечень).
Если срок хранения персональных данных не определен Перечнем, Оператор самостоятельно определяет такой срок, исходя из целей обработки персональных данных и специфики деятельности, при этом исключается избыточная их обработка.
2.7. По истечении установленных сроков хранения персональные данные, содержащиеся в информационных системах (ресурсах) Оператора, подлежат удалению. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в порядке, установленном законодательством об архивном деле и делопроизводстве.
2.8. Оператор осуществляет обработку персональных данных самостоятельно, либо с привлечением уполномоченных лиц.
2.8.1. В случае, если Оператор поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу, ответственность перед субъектами персональных данных за действия, совершенные с их персональными данными таким лицом, несет Оператор.
2.8.2. Привлечение уполномоченным лицом для обработки персональных данных иных (субуполномоченных) лиц допускается только с письменного согласия Оператора.
2.8.3. Список уполномоченных лиц, которые осуществляют обработку персональных данных по поручению Оператора, размещается на сайте Оператора.
3. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ СОГЛАСИЯ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.
3.2. Согласие субъекта персональных данных может быть получено в письменной, электронной либо иной форме.
3.2.1. В электронной форме Оператор получает согласие посредством проставления субъектом персональных данных соответствующей отметки в чек-боксе на Сайте, либо посредством нажатия кнопки, подтверждающей такой выбор на сайте, мобильном приложении.
3.2.2. Иная форма может выражаться в получении согласия любым другим способом, позволяющим установить факт получения согласия субъекта персональных данных.
3.3. До получения согласия субъекта персональных данных Оператор в письменной, электронной либо иной форме, соответствующей форме выражения такого согласия, обязан предоставить субъекту персональных данных информацию, содержащую:
1) наименование и место нахождения Оператора;
2) цели обработки персональных данных;
3) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
4) срок, на который дается согласие субъекта персональных данных;
5) информацию об уполномоченных лицах в случае, если обработка персональных данных будет осуществляться такими лицами;
6) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие субъекта персональных данных, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;
7) иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных.
4. ЦЕЛИ, КАТЕГОРИИ, ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. В целях регистрации пользователем учетной записи (аккаунта) на сайте Оператора www.otium.by и в мобильном приложении «Otium E-commerce».
| Категории субъектов | Лица, регистрирующие учетную запись |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Номер мобильного телефона и электронная почта, сетевой IP-адрес и тип устройства Пользователя, внутренний идентификатор (ID), история взаимодействия Пользователя с Сайтом, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы и иная информация, относящаяся к персональным данным, указанная владельцем учетной записи (аккаунта) — обязательные данные. |
| Правовые основания | Закон |
| Сроки хранения | 1 (один) год после расторжения Пользовательского соглашения по инициативе одной из сторон. |
4.2. В целях заключения договора оферты, размещенного на сайте Оператора.
| Категории субъектов | Лица совершающие действия по акцепту договора оферты, лица, акцептующие договор оферты, либо акцептовавшие (заключившие) договор оферты |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Номер мобильного телефона и электронная почта, сетевой IP-адрес и тип устройства Пользователя, внутренний идентификатор (ID), история взаимодействия Пользователя с Сайтом, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы и иная информация, относящаяся к персональным данным, указанная владельцем учетной записи (аккаунта), учетный номер налогоплательщика. |
| Правовые основания | ст.6, ст.8 Закона |
| Сроки хранения | 3 (три) года после расторжения договора оферты, если иной срок не предусмотрен законодательством. |
4.3. В целях отправки уведомлений о функционировании сайта, услуг, оказываемых Оператором и т.п.
| Категории субъектов | Пользователи сайта, Лица совершающие действия по акцепту договора оферты, лица, акцептующие договор оферты, либо акцептовавшие (заключившие) договор оферты |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Номер мобильного телефона, электронная почта, имя, внутренний идентификатор (ID), иные персональные данные, содержащиеся в уведомлении. |
| Правовые основания | ст.5, ст.6 Закона |
| Срок действия согласия | 3 (три) года |
| Сроки хранения | 3 (три) года, если иной срок не определен законодательством |
4.4. В целях направления Пользователям сайта www.otium.by и мобильного приложения «Otium E-commerce» рекламных сообщений посредством электронной почты, SMS, Viber, Telegram, Whatsapp, а также функционала личного кабинета на Сайте.
| Категории субъектов | Пользователи сайта, Лица совершающие действия по акцепту договора оферты, лица, акцептующие договор оферты, либо акцептовавшие (заключившие) договор оферты. |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Собственное имя, электронная почта, номер мобильного телефона, внутренний идентификатор (ID) Пользователя, тип устройства. |
| Правовые основания | Ст.5 Закона |
| Срок действия согласия | 3 (три) года |
| Сроки хранения | 1. Для лиц, являющихся владельцами учетной записи (аккаунта) на Сайте, — 1 год после расторжения Пользовательского соглашения по инициативе одной из сторон. 2. Для лиц, не являющихся владельцами учетной записи (аккаунта) на Сайте, — 1 год с момента отзыва согласия либо истечения срока действия согласия. |
4.5. В целях реализации прав потребителей, предоставленных законодательством о защите прав потребителей (рассмотрения заявлений, обращений, коммуникации с потребителями и т. д.):
| Категории субъектов | Лица совершающие действия по акцепту договора оферты, лица, акцептующие договор оферты, либо акцептовавшие (заключившие) договор оферты |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Номер мобильного телефона, электронная почта, собственное имя, фамилия, номер заказа (услуги, заключенного договора), информация о заказанной либо приобретенной услуге, иные персональные данные, содержащиеся в форме заказа либо в обращении потребителя. |
| Правовые основания | Обработка персональных данных является необходимой в части выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (ст.6; Закона; Закон Республики Беларусь от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей»). |
| Сроки хранения | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения законодательства не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора. |
4.6. В целях обработки распространённых ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требования о прекращении обработки распространённых персональных данных.
| Категории субъектов | Физические лица, чьи персональные данные распространены на Сайте |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Любые категории персональных данных, распространенные на Сайте |
| Правовые основания | ст.6 Закона |
| Сроки хранения | До момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки ранее распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом, либо иными законодательными актами. |
4.7. В целях ведения бухгалтерского и налогового учета хозяйственной деятельности, в т.ч. учета оказанных услуг.
| Категории субъектов | лица, акцептующие договор оферты, либо акцептовавшие (заключившие) договор оферты |
|---|---|
| Перечень обрабатываемых данных | Персональные данные, содержащиеся в первичных учетных документах. |
| Правовые основания | cт. 6 Закона; Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). |
| Сроки хранения | 3 года после окончания срока действия договора при условии проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. 10 лет после окончания срока действия договора при условии, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась. |
5. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Субъекты персональных данных обладают следующими правами:
| № | Право субъекта | Пояснение | Действие оператора |
|---|---|---|---|
| 1 | Право отозвать предоставленное ранее согласие на обработку персональных данных. | Субъект может в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие, если для обработки персональных данных Оператор получал согласие субъекта персональных данных. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случаях, когда обработка персональных данных осуществляется Оператором на иных правовых основаниях. | Оператор в пятнадцатидневный срок после получения заявления в соответствии с его содержанием прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и (или) анонимизацию и уведомит об этом субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку персональных данных при наличии иных оснований, установленных законодательством Республики Беларусь. |
| 2 | Право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления. | Субъект вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, установленных законодательством Республики Беларусь. | Оператор в пятнадцатидневный срок после получения заявления в соответствии с его содержанием прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и (или) анонимизацию и уведомит об этом субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку персональных данных при наличии иных оснований, установленных законодательством Республики Беларусь. |
| 3 | Право на внесение изменений в свои персональные данные. | Субъект вправе требовать от Оператора внести изменения в свои персональные данные в случае, если такие данные являются неполными, устаревшими или неточными. | Оператор в пятнадцатидневный срок после получения заявления внесет изменения в персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными, и уведомит об этом субъекта персональных данных. Для этих целей субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные. Владельцы учетной записи (аккаунта) наделены технической возможностью осуществить такие действия самостоятельно без участия Оператора в отношении тех персональных данных, которые содержатся в личном кабинете учетной записи (аккаунта). |
| 4 | Право на получение информации, касающейся обработки персональных данных. | Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки персональных данных: 1) наименование и место нахождения Оператора; 2) подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица; 3) перечень обрабатываемых Оператором персональных данных и источник их получения; 4) правовые основания и цели обработки персональных данных; 5) срок, на который дано согласие, при условии, что обработка персональных данных осуществляется на основании согласия; 6) наименование и место нахождения уполномоченных лиц при их наличии; 7) иную информацию, предусмотренную законодательством). | Оператор в течение пяти рабочих дней после получения заявления предоставит субъекту персональных данных запрашиваемую информацию либо уведомит о причинах отказа в ее предоставлении. |
| 5 | Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам. | Субъект персональных данных вправе получить от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Оператором, третьим лицам. Такое право может быть реализовано субъектом персональных данных бесплатно один раз в календарный год. | Оператор в пятнадцатидневный срок с момента получения заявления предоставит субъекту персональных данных информацию о том, какие персональные данные и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомит субъекта персональных данных о причинах отказа в ее предоставлении. |
| 6 | Право на обжалование действий (бездействия) и решений Оператора, связанных с обработкой персональных данных. | Субъект персональных данных вправе обжаловать действия/бездействие и решения Оператора в Национальный центр защиты персональных данных. | Порядок рассмотрения жалоб установлен законодательством об обращениях граждан и юридических лиц. |
5.2. Для реализации своих прав, приведенных в таблице под № 1—5, субъект персональных данных направляет Оператору соответствующее заявление одним из следующих способов:
5.2.1. в письменной форме (нарочным, почтой, лично) по адресу нахождения юридического лица (указан в п.1.6. Политики);
5.2.2. в виде электронного документа, содержащего электронную цифровую подпись субъекта персональных данных, на адрес электронной почты (указан в п.1.6. Политики).
5.3. Реализации права на отзыв согласия, приведенного в таблице под № 1, возможна в том числе путем:
5.3.1. заполнения электронной формы, расположенной на Сайте.
5.3.2. направления сообщения (без электронной подписи) на адрес электронной почты (указан в п.1.6. Политики), являющиеся владельцами учетной записи (аккаунта); для этих целей Пользователям необходимо отправить обращение Оператору с электронной почты, валидированной (привязанной) к учетной записи (аккаунту)).
5.4. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случаях, когда обработка персональных данных осуществляется Оператором не на основании согласия субъекта персональных данных, а на иных правовых основаниях, предусмотренных законодательством.
5.5. Ответ на заявление направляется Оператором в форме, соответствующей форме подачи заявления субъектом персональных данных, если в самом заявлении не указано иное.
6. ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства может осуществляться Оператором если на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных;
6.2 Если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, то трансграничная передача может осуществляться только на основаниях, предусмотренных Законом.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Оператор имеет право по своему усмотрению в одностороннем порядке изменять и (или) дополнять условия Политики без предварительного уведомления субъектов персональных данных. Актуальная версия Политики размещается на интернет-сайте www.otium.by и в мобильном приложении «Otium E-commerce».
7.2. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не затронутые в Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.